Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste ja Matkustajarekisteri 2024/1

EnjoyNature B&B Asiakasrekisteri

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste EnjoyNature B&B asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

1. Rekisterinpitäjä

EnjoyNature B&B
Ehtootie 26, 16730 HOLLOLA
Y-tunnus 0974330-2

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on Roland Tolksdorf.

3. Rekisterin nimi

EnjoyNature B&B:n asiakasrekisteri Sirvoy-hotelliohjelmiston majoitusvarausrekisterissä.
Asiakasrekisterissä ja säilytyksessä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden asiakkuussuhteeseen EnjoyNature B&B:n kanssa.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Asiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:

• asiakaspalvelu ja asiakassuhteen hoito
• asiakkaan tekemien varausten käsittely
• asiakassuhdeviestintä
• palveluiden myynti ja toteutus
• majoituksen ym. muiden palveluiden maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvät toimenpiteet
• rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen
• asiakkaan mahdollisia erityistoiveita ja -ruokavaliotietoja käytetään vain asiakkaan majoituksen aikaisten palvelujen asianmukaista tarjoamista ja hoitamista varten
• rekisterinpitäjän palvelujen markkinointiin tietoja käytetään vain, jos rekisterin asiakas sen sallii tai vaatii

6. Käsiteltävät henkilötiedot

EnjoyNature B&B käsittelee rekisterissään seuraavia asiakastietoja:

• asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• kansalaisuus
• varausten tiedot
• maksutapa-, laskutus-, mahdolliset maksuviitetiedot
• suoramarkkinoinnin salliminen tai kieltäminen
• palvelujen ostot ja käyttö
• huonetta koskevat erityistoiveet, esteettömyysasiat ja muut erityistarpeet
• asiakaspalaute- ja reklamointitiedot

7. Mistä henkilötiedot saadaan

Suoraan asiakkaalta tai heidän puolestaan heitä varten varauksen tekevältä taholta.

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

• Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella
• Vartiointiliikkeen / turvallisuuteen liittyvän tahon edustajalle, jos epäilys epäasillisesta käytöksestä tai vaarasta ilmenee
• Kolmansille osapuolille / palveluntarjoajille vain asiakkaan luvalla

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Asiakastietoja siirretään EU:n ulkopuolelle vain asiakkaan pyynnöstä tai hänen valtuuttamalle taholle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysaika hotelliohjelman varausrekisterijärjestelmässä on 5 vuotta viimeisimmän tehdyn varauksen ajankohdasta.

11. Rekisteröidyn oikeuksista

Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6, artikla 1, kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde.

Henkilötietoja käsitellään myös EnjoyNature B&B:n ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella (artikla 6, artikla 1, kohta b). Rekisteröidyllä on vastustamisoikeus.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön. Tarkastusoikeutta tai muuta oikeutta koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti sähköpostilla tai postitse, tai esittää henkilökohtaisesti.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää allekirjoitettua pyyntöä ja henkilöllisyyden todistamista.

---

Matkustajarekisteriä koskeva tietosuojaseloste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679, artiklat 12–14 ja 19 sekä majoitus- ja ravitsemustoiminnasta annetun lain 7 §:n mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

EnjoyNature B&B
Ehtootie 26, 16730 HOLLOLA
Y-tunnus 0974330-2

2. Rekisterin nimi

Matkustajarekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lakiin ja asetukseen perustuen kerätään asiakkaan tunnistustiedot, jotka on lain mukaan säilytettävä vähintään yhden (1) vuoden ajan. Sopimukseen perustuen kerätään muita varaukseen liittyviä asiakastietoja, joita säilytetään enintään viiden (5) vuoden ajan.

Kyseessä on majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetussa laissa (308/2006) (”MaRaL”) tarkoitettu matkustajarekisteri, johon talletettavia matkustajien henkilötietoja käsitellään MaRaL:n 6 §:n mukaisen matkustajailmoituksen tekemiseksi, yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi sekä rikosten ennalta estämiseksi ja selvittämiseksi sekä tilastojen laatimiseen.

MaRaL velvoittaa EnjoyNature B&B:n tunnistamaan asiakkaansa ja tallentamaan majoittujien tiedot yhden vuoden ajan. EnjoyNature B&B:n ovet avautuvat ovikoodeilla, joiden toimittamista varten tarvitaan majoittujien sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot.

Lisäksi asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän EnjoyNature B&B:n asiakaspalvelun kehittämiseen sekä suoramarkkinointitarkoituksiin, mikäli asiakas on antanut luvan.

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Lakiin ja asetukseen perustuen kerätään asiakkaan tunnistustiedot, jotka on lain mukaan säilytettävä vähintään yhden (1) vuoden ajan. Sopimukseen perustuen kerätään muita varaukseen liittyviä asiakastietoja, joita säilytetään enintään viiden (5) vuoden ajan.

5. Rekisterin tietosisältö

Matkustajarekisteriin talletetaan matkustajasta seuraavat MaRaL 6 §:n mukaiset matkustajatiedot ja siinä mainituin edellytyksin:

• matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus
• matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat
• matkustajan osoitetiedot
• maa, josta matkustaja saapuu Suomeen (jos matkustajan asuinpaikka on muu kuin Suomi)
• matkustajan matkustusasiakirjan (kuten passi ja viisumi) numero, paitsi jos matkustaja on Pohjoismaan kansalainen tai hänellä on asuinpaikka Suomessa
• matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä
• majoittumisen tarkoitus (kuten vapaa-aika, työ tai muu syy), jos matkustaja on tämän ilmoittanut
• sähköpostiosoite ja matkapuhelinnumero

Tietoja säilytetään yhden (1) vuoden ajan niiden rekisteriin merkitsemisestä, jonka jälkeen ne poistetaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään matkustajailmoituksen täytön yhteydessä. Lisäksi tietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää yleisesti ja vapaasti käytettävissä olevasta tietopalvelusta MaRaL:n mukaisten vaatimusten täyttämiseksi.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille siinä tarkoituksessa ja laajuudessa kuin MaRaL:ssa säädetään.
Tietoja voidaan lisäksi tallettaa palveluntarjoajan hallinnoimille palvelimille käsittelyn edellyttämässä laajuudessa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto voi kuitenkin olla perusteltua lain sallimissa tapauksissa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Säilytetään lukituissa tiloissa. Ainoastaan työntekijät, joiden työtehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu, voivat käsitellä tietoja.

B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Suojattu teknisesti ja tallennettu tietoturvallisesti. Palvelimet sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin pääsy on rajattu.

10. Rekisteröidyn oikeudet

A. Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Matkustajalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Pyyntö tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen, joka on mainittu kohdassa 2. Virheelliset tiedot korjataan pyynnöstä tai oma-aloitteisesti.

Matkustajalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn rikkovan soveltuvaa sääntelyä.

B. Kielto-oikeus

Matkustajalla on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin sekä markkina- ja mielipidetutkimuksiin. Mikäli tällainen lupa on pyydetty, täytyy sen perumismahdollisuus olla selkeästi esillä.